Turinys
yra wiki, tai reiškia, kad daug straipsnių parašė keli autoriai. Norėdami sukurti šį straipsnį, 20 žmonių, kai kurie anonimai, dalyvavo jo leidime ir laikui bėgant tobulinime.Aišku, įmanoma, kad jūsų užduotys, kurias reikia atlikti, būtų užregistruotos pirmiausia ant popieriaus lapo, jei jaučiate, kad viską galite atlikti popietės erdvėje.
Tačiau kai tuo pačiu metu daug dalykų, kuriuos reikia nuveikti, dažnai būna atidedami kitai dienai, jei dar nėra mėnesio. Dėl „Excel“ skaičiuoklės, kurią siūlome sukurti šiame straipsnyje, jūsų prioritetus „Excel“ valdys automatiškai pagal būsimus terminus, o atliktinų užduočių tvarka bus pertvarkyta taip, kad šias užduotis galėtumėte atidėti kuo mažiau. ,
Vykdykite šį vadovą ir per 20 minučių turėsite labai veiksmingą būdą valdyti prioritetus savo kompiuteryje.
Pastaba: Remiantis tarptautinėmis „Excel“ versijomis, vieta atskyrimą formulėse galima pakeisti kabliataškis.
etapai
-
Sukurkite skirtuką „Darbalaukis“ arba „Pagrindinis“. Atidarykite naują „Excel“ darbalapį. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite skirtuką „Sheet1“ ekrano apačioje ir spustelėkite „Pervardyti“. Užsiregistruokite vietoje „Namas“ arba „Biuras“. -
Taip pat pervardykite „Sheet2“ į „Pattern“ ir „Sheet3“ į „Points“ atlikdami tą pačią procedūrą, kaip ir atlikdami pirmąjį veiksmą. -
Sukurkite svarbumo lentelę. Skirtuke „Taškai“ užpildykite A, B ir C stulpelius taip: -
Apibrėžkite pavadinimą „Svarba“. Pasirinkite langelius nuo A2 iki C7. „Excel 2007“ ar naujesnėje versijoje spustelėkite „Formulas“, tada „Apibrėžkite vardą“. „Excel 2004“ ar naujesnėje versijoje spustelėkite „Įterpti“> „Apibrėžti“> „Vardas“.- Kai „Excel“ paprašys nustatyti pavadinimą, įveskite „Svarba“ ir spustelėkite „Gerai“.
-
Sukurkite pastangų lentelę. Pakartokite 3, 4 ir 5 veiksmus, kad sukurtumėte pastangų lentelę E, F, G stulpeliuose. Pasirinkite langelius nuo E2 iki G6 ir apibrėžkite juos pavadinimu „Pastanga“. -
Sukurkite avarinių situacijų lentelę. Pakartokite 3, 4 ir 5 veiksmus, norėdami sudaryti avarijų lentelę I, J ir K. stulpeliuose. Apibrėžkite šias ląsteles pavadinimu „Avarinė padėtis“. -
Įveskite antraštes skirtuke „Pagrindinis“ arba „Biuras“ pagal savo pasirinkimą. Mes manysime, kad jūs pasirinkote šį skirtuką pavadinti „Namas“. Spustelėkite jį ir įterpkite šias antraštes į 1 eilutę:- A - prioritetas; Čia pateiksime prioritetų formulę 1 svarbiausioms užduotims atlikti. Tačiau šis skaičius gali išaugti iki daugiau nei 100.
- B - užduotis; atliktinos užduoties pavadinimas
- C - svarba; jis bus pažymėtas lentelės raidėmis A, B, C, D, E arba F.
- D - Pastangos, pastaba nuo 1 iki 5, atkreipkite iš lentelės „Pastanga“.
- E - avarinė padėtis; Formulė, pagrįsta užduoties įvykdymo terminu
- F - galutinis terminas; Vėliausia data, kurią užduotis turi būti atlikta. Laiške ne visada turi būti laikomasi galutinių terminų. Taigi „Pagreitis“ nurodo datą, kada galėtumėte pradėti vykdyti šią užduotį, o „Pratęsimas“ nurodo datą, iki kurios užduotis gali būti atidėta. Pavyzdžiui, mes galėtume suteikti 5 dienų pagreitį ir 4 dienų pratęsti užduotį „Eiti į kirpyklą“ - iš tikrųjų nėra prasmės eiti į kirpyklą prieš dvi savaites iš anksto ir žmonės pradės pastebėti, kad jei vėluojate daugiau nei 4 dienas, turite kreiptis į kirpyklą.
- G - Pagreitis - dienų skaičius iki datos, nuo kurios jūs jau galėjote (pradėti) atlikti aptariamą užduotį.
- H - prailginimas; automatinis termino pratęsimas
- I - likusios dienos; tai formulė, apskaičiuojanti dienų skaičių iki galutinės datos. Formulė grąžins neigiamą dienų skaičių, jei bus viršytas terminas.
- J - pabaigos data; užduoties atlikimo data.
- K - komentarai; visa informacija apie atliktiną užduotį
-
Įveskite savo užduočių sąrašą. Atminkite, kad stulpeliai „Prioritetas“, „Avarinė padėtis“ ir „Likusios dienos“ liko tušti. Juos vėliau užpildysime naudodami formules. Žemiau pateikiami namų ruošos darbų, kuriuos gali reikėti atlikti, pavyzdžiai. -
Tarp „Likusių dienų“, „Avarinės situacijos“ ir „Prioriteto“ formulių. Šios formulės turi būti įrašytos į kiekvieno iš ankstesniame sakinyje paminėtų stulpelių antrąją eilutę.- I skiltyje (liko dienų) = F2-SI (ESTVIDE (J2), ŠIANDIEN (), J2)
- E stulpelyje (avarinė padėtis) = SI (I2> G2,5, SI (I2> 0,4, SI (I2 = 0,3, SI (I2 + H2> 0,2,1))))
- A stulpelyje (prioritetas) = VLOOKUP (C2, Svarba, 2, FALSE) + VLOOKUP (D2, pastangos, 2, FALSE) + VLOOKUP (E2, Emergency, 2, FALSE)
-
I2 langelio formatą perjunkite į „Skaičius“. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite langelį, pasirinkite „Cell Format“ ir spustelėkite „Number“. Be to, laukelyje „Dešimtainių skaičių“ įveskite „0“. Spustelėkite „Gerai“. -
Nukopijuokite formules stulpeliuose „Prioritetas“, „Avarinė padėtis“ ir „Likusios dienos“ ir išplėskite jas į likusius tuščius langelius kiekviename iš šių stulpelių. Pirmiausia spustelėkite „E2“ ir kartu paspauskite klavišus „CTRL“ ir „C“, tada pažymėkite langelius nuo E3 iki E10 ir kartu paspauskite klavišus „CTRL“ ir „V“. Atlikite tą patį pratęsdami I2 formulę I3 langeliuose iki I10. Galiausiai pakartokite šią procedūrą dar kartą, kad A2 formulė būtų išplėsta į ląsteles nuo A3 iki A10. Nekreipkite dėmesio į keistas vertes, kurias grąžina langeliai eilutėse, kuriose neužrašyta jokia užduotis. -
Rūšiuokite eilutes prioriteto tvarka. Pasirinkite langelius nuo A1 iki K1 ir padidinkite šį pasirinkimą, kad apimtų visas eilutes, kuriose yra užduotis. Tada spustelėkite „Duomenys“> „Filtruoti“. -
Išsaugokite skaičiuoklę su data ir sužinokite paskutinę failo atidarymo datą. -
Atlikite atliktas užduotis. Baigę užduotį, įveskite ją į stulpelį „Pabaigos data“. Prisiminkite šį triuką: Kai vienu metu paspaudžiate „CTRL“ + „;“ (valdymo klavišą ir;) mygtuką, dabartinė data automatiškai pasirodo pasirinktame langelyje. -
Kiekvieną dieną stebėkite, kaip keičiasi jūsų prioritetai. Čia yra artimiausių dienų prioritetai. Liepos 13 d. Visos užduotys, kurias reikia atlikti, yra prieš vadinamąjį „pagreičio“ periodą. Liepos 20 d. Svarbiausi prioritetai (turintys mažiausią skaičių) yra keturios užduotys ir tarp jų - pjauti žolę (kuri pasibaigė iki nustatyto termino). Liepos 21 d. Žolės pjovimo prioritetas yra dar didesnis (įžengėme į „pailgėjimo“ periodą), o liepos 23 d. Šis prioritetas dar labiau padidėjo, nes praėjome „pjovimo“ periodą. Taip pat matome, kad užduotis „Sumokėti mokesčius“ išaugo liepos 23 ir 25 dienomis.
- Perskaitykite toliau išvardytus straipsnius ir sužinokite daugiau apie tai, kaip valdyti savo laiką ir prioritetus.
- Galite atsisiųsti šios skaičiuoklės kopiją šiuo adresu:
- = IF (WEEKDAY (ŠIANDIEN (), 2)> 5, ŠIANDIEN () - (WEEKDAY (ŠIANDIEN (), 2) -5) 7 +, ŠIANDIEN () - (WEEKDAY (ŠIANDIEN (), 2) -5))
- Jei reikia, neskubėkite kasdien susitvarkyti savo darbų sąrašo.
- Padalinkite savo dideles užduotis į keletą mažesnių.
- Nukopijuokite pasikartojančias užduotis skirtuke „Šablonas“, kad galėtumėte lengvai jas rasti ir nukopijuoti.
- Galite laisvai keisti kiekvienam prioriteto lygiui priskirtus taškus.
- Toje pačioje „Excel“ darbaknygėje nemaišykite užduočių, susijusių su šeima ir namais, su užduotimis, susijusiomis su jūsų darbu.
- Prie šios lentelės galite laisvai pridėti naujų stulpelių - kas jums paskyrė užduotį, kurioje kategorijoje užduotis įrašyta ir pan.
- Naudokite įrankį „AutoFilter“, kad pasirinktumėte užduotis, kurių terminas pasibaigęs (Skuba = 1) arba labai svarbias užduotis (Svarba = „A“).
- Vienas iš būdų nuolat atnaujinti pasikartojančią užduotį yra įvesti ją į stulpelį „Galutinis terminas“ (Šis pavyzdys pagrįstas penktadieniu, kurį čia nurodo „5“).
- Stulpelyje „Galutinis terminas“ pridėkite sąlyginę formą (naudodami funkciją „SI“), kad automatiškai nurodytumėte, kada terminas pasibaigė.
- Kiekvieną savaitę ar mėnesį suskaičiuokite užduočių, atliktų pasirinktu laikotarpiu, skaičių. Tai gali būti vienintelis teigiamas atsiliepimas, kurį gausite apie savo darbą.
- Ši formulė naudoja dabartinę datą (pirmadienis = 1, antradienis = 2 ir tt) ir patikrina, ar jau praėjome esamos savaitės penktadienį. Tokiu atveju formulė prideda 7 prie dabartinio penktadienio, kad būtų grąžintas kito penktadienio rezultatas. Jei penktadienis dar nėra aplenktas, tada formulė paprasčiausiai grąžina šios savaitės penktadienio datą.
- Šiame pavyzdyje pirmadienis = 1, antradienis = 2, trečiadienis = 3, ketvirtadienis = 4, penktadienis = 5, šeštadienis = 6, sekmadienis = 7.
- Taip pat galime pakeisti šią formulę, kad ji, pavyzdžiui, veiktų antradieniais. Aukščiau pateiktame sąraše matome, kad antradienis = 2, todėl visų pirma pateiktą formulę būtina pakeisti 5: 2.
- Reguliariai išsaugokite šį lapą.
- Skaičiai, priskirti šiems skirtingiems prioritetams, ne visada užsakomi. Taigi, užpildžius prioritetą priskirtu skaičiumi „1“, su kitais prioritetais susijusių skaičių nepadaugės. Gali būti, kad kai kurių prioritetų susijęs skaičius viršija 100, o visi galimi skaičiai nėra priskiriami prioritetams. Aš patariu jums sutelkti dėmesį į prioritetus, kurių skaičius yra nuo 1 iki 12.
- Nesijaudinkite, jei šioje skaičiuoklėje parašysite daug užduočių. Visiškai nepatogu, kad užduotys kelis mėnesius išlieka sąrašo apačioje. Jie pradės eiti į sąrašą, kai artės jų terminas.
- Tai, kaip valdote savo laiką, būdinga tik jums, ir ši skaičiuoklė jums gali būti visai netinkama. Taip pat galite pamanyti, kad norint atidaryti šį failą kiekvieną dieną reikia per daug dirbti arba jis yra pernelyg įkyrus. Štai kodėl ši skaičiuoklė gali būti jums naudinga, pavyzdžiui, kuri kaimynui atrodys visiškai nenaudinga, arba atvirkščiai.
- Vietoj „Excel“ galėtumėte naudoti „Google“ internetinės skaičiuoklės programinės įrangos skaičiuoklę. Taigi, jūsų failas bus prieinamas bet kur, kai galėsite prisijungti prie interneto.